Ohjeet

Avustus museoiden osaamisen kehittämiseen
Museoiden erityisavustus 2018

Mitä avustuksilla tavoitellaan?

Erityisavustus on suunnattu päätoimisesti ja ammatillisesti hoidettujen museoiden strategisesti keskeisen osaamisen kehittämiseen liittyviin hankkeisiin. Avustuksella halutaan vahvistaa museoiden roolia alan yhteisessä kehittämisessä ja mahdollistaa museoissa olevan osaamisen tunnistamista, vahvistamista ja jakamista sekä yhteistyömuotojen kehittämistä. Avustuksen tarkoituksena on toisaalta vahvistaa museon strategian mukaista osaamisen kehittämistä ja toisaalta edistää vertaisoppimista ja -kehittämistä ja osaamisverkostojen rakentamista museoalalla laajemmin, sekä kansallisesti että kansainvälisesti.

Kuka voi hakea avustusta?  

Avustusta voidaan myöntää päätoimisesti ja ammatillisesti hoidetuille kunnan, yhdistyksen, säätiön tai julkisoikeudellisen laitoksen museoille. Ammatillisen museon tärkeimpinä kriteereinä pidetään museotoiminnan päätoimisuutta (museotoiminta on ympärivuotista ja toiminnan päätarkoitus on museotoiminnan harjoittaminen), säännöllistä aukioloaikaa, ja vähintään yhtä vakituista päätoimista museoammatillista työntekijää.

Mihin tarkoitukseen avustusta voi hakea:

Avustukset kohdennetaan ensisijaisesti hankkeisiin, jotka vastaavat Museopoliittisen ohjelman Osaava ja oppiva museoala -kehittämiskokonaisuuden tavoitteisiin. Avustukset kohdennetaan ensisijaisesti seuraaviin tarkoituksiin:

• vertaisoppimiseen ja liikkuvuuden edistämiseen organisaatioiden välillä (esimerkiksi job shadowing- tai critical friend -toiminta, työvaihtojaksot) 
• osaamisverkostojen rakentamiseen sekä vertais- ja yhteiskehittämiseen tähtääviin hankkeisiin
• osaamisen jakamiseen tähtäävien kumppanuuksien, verkostojen ja yhteistyömuotojen kehittämiseen
• museon strategiaa ja profiilia tukevan osaamisen kehittämiseen tähtääviin hankkeisiin

Parhaat edellytykset avustuksen saamiselle on hankkeilla, jotka pyrkivät vastaamaan alan yhteisiin tarpeisiin ja yhdessä tunnistettuihin haasteisiin. Hankkeiden tulee tukea yhdessä oppimista, yhteistyön kehittämistä ja strategisesti keskeisen osaamisen tunnistamista ja vahvistamista museoalalla.

Erityisesti suositaan hankkeita, joihin sisältyy uusien kumppanuuksien luomista ja yhteistyömuotojen kehittämistä ja jotka sisältävä suunnitelman pysyvästä toimintamuodosta. Yhteishankkeissa kumppanit voivat olla museoalalta ja/tai sen ulkopuolelta. Hanke voi sisältää myös kansainvälistä liikkuvuutta ja yhteistyön kehittämistä.

Mihin tarkoitukseen avustusta ei myönnetä?

Hakemukseen mahdollisesti sisällytettyjen koulutusten tulee liittyä laajempaan osaamisen kehittämisen kokonaisuuteen tai alalla yhteisesti tunnistetun haasteen ratkaisemiseen. Avustusta ei myönnetä henkilökohtaisen ammatillisen osaamisen kehittämiseen, kuten perus- tai jatko-opintoihin tai yksittäisiin kurssi-, seminaari- tai konferenssiosallistumisiin.

Avustusta ei myönnetä hankkeisiin tai toimintaan, joihin on myönnetty ammatillisen osaamisen kehittämiseen, kansainväliseen liikkuvuuteen tai verkostoitumiseen tarkoitettua avustusta, apurahaa tai kulukorvausta (esimerkiksi Erasmus+ -ohjelma, ICOM Suomen myöntämä kulukorvaus, Museoalan ammattiliitto MAL ry:n myöntämä koulutus- ja matkatuki).

Avustusta ei myönnetä kansalliseksi rahoitusosuudeksi EU-hankkeisiin. Avustusta ei voida käyttää vakinaisen henkilökunnan palkkamenojen tai museoiden tavanomaisten toimintamenojen kattamiseen. Tällaisia ovat mm. kokoelmien normaalista hoidosta, dokumentoinnista, restauroinnista tai konservoinnista sekä turvallisuus-, suojelu- tai pelastustoiminnasta aiheutuvat kulut. Laite-, ohjelmisto- ja kalustomenot eivät lähtökohtaisesti ole hyväksyttäviä menoja.

Miten avustusta haetaan?

Avustusta voi hakea vain Museoviraston ilmoittamana hakuaikana. Hakuilmoitus julkaistaan Museoviraston verkkosivuilla.

Avustushakemuksen tulee olla perillä Museoviraston ilmoittamaan määräaikaan mennessä, myöhässä saapuneita hakemuksia ei oteta huomioon.

Museovirastolla on käytössä sähköinen valtionavustusten hakujärjestelmä (asiointipalvelu), jonka kautta avustukset haetaan ja hallinnoidaan kokonaisuudessaan. Avustushakemukset lähetetään Museovirastoon sähköisen asiointipalvelun kautta.

Ohjeita verkkoasiointiin

Hakija täyttää asiointipalvelussa olevan hakulomakkeen, liittää siihen lomakkeessa pyydetyt liitteet ja lähettää hakemuksen asiointipalvelun kautta Museovirastolle. Hakija saa avustuspäätöksen asiointipalveluun.

Hakija tekee tarvittaessa hakemuksen täydennykset ja päätöksen muutospyynnöt asiointipalvelussa. Myös selvitys avustuksen käytöstä tehdään asiointipalvelussa.

Mikäli hakija ei voi hakea avustusta sähköisesti, vapaamuotoisen hakemuksen voi lähettää postitse tai tuoda Museovirastoon.

Vapaamuotoisen hakemuksen tulee sisältää:
• Hakijan tiedot (hakijan nimi ja y-tunnus, museon nimi, osoite, tilinumero IBAN-muodossa, avustusasiaa hoitavan yhteyshenkilön nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite)
• Hankkeen nimi ja suunniteltu alkamis- ja päättymisaika
• Haettava määrä euroina
• Avustettavaa hanketta koskeva suunnitelma, jossa kuvataan selkeästi hankkeen tavoitteet, vaikutukset, toteutus ja toimenpiteet. Suunnitelmassa tulee kuvata myös hankkeen liittyminen museon strategisiin tavoitteisiin ja/tai alan laajempiin kehittämistarpeisiin sekä esittää suunnitelma hankkeen vaikutusten arvioimiseksi tai todentamiseksi.
• Hankkeen kustannuserittely. Erittely hankkeen kokonaiskustannuksista, omarahoitusosuudesta ja hankkeesta saatavista tuloista sekä muista samaan tarkoitukseen saaduista ja haetuista avustuksista. 

Vapaamuotoiseen hakemukseen tulee liittää seuraavat pakolliset liitteet: 
• Yhteishankkeet: selvitys yhteishankkeen kumppaneista ja yhteyshenkilöiden tiedot sekä vahvistus kumppanien sitoutumisesta hankkeen toteuttamiseen

• Hakijan tulee liittää hakemukseensa riittävä selvitys nimenkirjoitusoikeudesta. Oikeushenkilön (säätiö, yhdistys, yhtiö tms.) puolesta valtionavustushakemuksen voivat allekirjoittaa henkilöt, joilla on oikeushenkilön nimenkirjoitusoikeus. Selvitykseksi hyväksytään enintään kolme kuukautta vanha ote yhdistys-, säätiö- tai kaupparekisteristä. Kunnan ja kuntayhtymän nimenkirjoitusoikeudesta määrätään näiden hallintosäännöissä. 

Postitse tai sähköpostitse lähetetyn tai Museovirastoon tuodun hakemuksen tulee olla perillä Museoviraston kirjaamossa haun viimeisenä päivänä klo 15.00 mennessä. Museoviraston postiosoite on Museovirasto, PL 913, 00101 Helsinki ja käyntiosoite Sturenkatu 2a, Helsinki. Jos vapaamuotoinen hakemus halutaan toimittaa sähköisesti, se tulee lähettää osoitteeseen kirjaamo@museovirasto.fi.

Avustuksen suuruus ja hakijan omarahoitusosuus
Tuen suuruus harkitaan tapauskohtaisesti. Avustukset on tarkoitettu osarahoitukseksi hankkeen kokonaiskustannuksista. Avustuksen osuus voi olla korkeintaan 80 % hankkeen hyväksyttävistä kokonaiskustannuksista.

Hakijan omarahoitus tulee olla vähintään 20 % hankkeen kokonaiskustannuksista. Omarahoitukseen voi sisältyä hankkeesta syntyviä suoria, kirjanpidossa todentuvia kuluja kuten hanketta varten palkatun henkilöstön palkkakustannuksia tai hankintoja. Omarahoitus ei voi sisältää museon vakinaisen henkilökunnan palkkakustannuksia.

Hallinnollisia kustannuksia ei hyväksytä rahoitussuunnitelmaan. 

Avustushakemusten käsittely
Valtionavustusten myöntöharkinta perustuu valtionavustuslakiin, mahdolliseen erityislakiin, valtion talousarvion määrärahoja koskeviin momenttikohtaisiin perusteluihin ja hakuilmoituksessa ilmoitettuihin avustuksen myöntämisen välttämättömiin edellytyksiin ja avustuslajikohtaisiin myöntökriteereihin.

Hakemukset käsitellään Museovirastossa. Käsittelyaika kattaa ajan asian vireille tulosta sen ratkaisuun. Hakemus tulee vireille sen saavuttua Museoviraston kirjaamoon. Hakemusten varsinainen käsitteleminen alkaa kuitenkin vasta hakuajan päätyttyä.

Hakemusta voi täydentää myöhemmin, mutta mahdollisimman valmiit hakemukset nopeuttavat päätöksentekoa. Jos toimitettu hakemus on puutteellinen, hakijaa kehotetaan määräajassa täydentämään asiakirjaa, jollei se ole tarpeetonta asian ratkaisemiseksi. Hakemuksen lähettäjälle ilmoitetaan, miten hakemusta on täydennettävä. Hakija voi myös omasta aloitteestaan täydentää hakemustaan ja toimittaa käsittelyn kuluessa viranomaiselle asian ratkaisemisen kannalta tarpeellisia asiakirjoja. Ratkaisu voidaan tehdä, vaikka pyydettyjä lisäselvityksiä ei ole toimitettu annetun määräajan kuluessa. Täydentäminen ei saa vaarantaa hakijoiden yhdenvertaisuutta. Hakumääräajan päättymisen jälkeen ei saa esittää uusia vaatimuksia, vaan ainoastaan täydentää ajoissa lähetetyn hakemuksen puutteita.

Museoviraston avustuspäätös valmistellaan Museoalan kehittäminen -yksikössä. Päätösten valmistelussa tehdään tarvittaessa yhteistyötä eri viranomaisten ja muiden asiantuntijoiden kanssa.

Kaikista hakemuksista annetaan hakijalle päätös, johon voi vaatia oikaisua Museovirastolta. Oikaisuvaatimuksen johdosta annettuun päätökseen voi hakea muutosta valittamalla hallinto-oikeuteen.

Avustushakemusten käsittelyssä noudatetaan Museoviraston 10.9.2018 hyväksymää valtionavustusten menettelytapaohjetta. 

Päätöksestä ilmoitetaan kirjallisesti sähköisessä asiointipalvelussa. Ratkaisu annetaan pääsääntöisesti 180 vuorokauden kuluessa hakuajan päättymisestä.

Millä perusteella hakemuksia arvioidaan?

Avustukset ovat harkinnanvaraisia ja hakemukset arvioidaan avustushakemuksessa esitettyjen tietojen perusteella. Hakemukset arvioidaan mm. hankkeen tavoitteiden, kumppanuuksien toteutumisen ja hankkeen vaikuttavuuden mukaan. Lisäksi hakemuksia arvioitaessa otetaan huomioon hankkeiden tarkoituksenmukaisuus ja liittyminen Museopoliittisen ohjelman Osaava ja oppiva museoala –kehittämiskokonaisuuden tavoitteisiin.

Hakemusten laadullisessa arvioinnissa kiinnitetään huomioita mm. minkälainen tarve hankkeelle on, tuoko hanke uutta näkökulmaa museoalalle, kuinka kunnianhimoinen hanke on, miten joustavasti hanke voidaan toteuttaa ja kuinka hyvin hankkeen tavoitteet sopivat yhteen tai useampaan avustuksen painopisteeseen. Lisäksi arvioidaan hankkeen mahdollisia vaikutuksia ja toimintamallin jatkuvuutta hankkeen jälkeen.

Toimenpiteet myönteisen päätöksen jälkeen

Avustuksen käyttöaika
Avustus saadaan käyttää myöntämisvuoden ja seuraavan vuoden aikana.

Mikäli avustusta erittäin perustelluista syistä ei voida käyttää tänä aikana, on avustuksen saajan pyydettävä Museovirastolta lupa käyttöoikeuden siirtoon seuraavalle vuodelle asiointipalvelussa. Avustuksen siirtoa on anottava ennen avustuksen käyttöoikeuden loppumista.

Avustuksen käyttötarkoitus
Avustus saadaan käyttää ainoastaan päätöksessä mainitusta tarkoituksesta aiheutuviin menoihin, jotka on sisällytetty avustushakemukseen. Mikäli tämä perustelluista syitä on mahdotonta, on avustuksen saajan pyydettävä Museovirastolta avustukselle käyttötarkoituksen muutosta asiointiliittymässä. Tätä koskeva hakemus on tehtävä siten, että päätös käyttötarkoituksen muutoksesta voidaan tehdä ennen avustuksen käyttöä muuttuneeseen käyttötarkoitukseen.

Avustettavan hankkeen peruuntuminen
Avustetun hankkeen peruuntuessa on siitä tehtävä ilmoitus Museovirastoon mahdollisimman pian asian varmistuttua. Jos avustuksen saaja ei ota avustusta vastaan, on siitä ilmoitettava viipymättä Museovirastoon.

Selvitys avustuksen käytöstä
Museoviraston myöntämän valtionavustuksen käytöstä tulee tehdä selvitys, joka toimitetaan Museovirastoon avustuspäätöksessä mainittuun päivämäärään mennessä. Selvitys avustuksen käytöstä tehdään asiointipalvelussa.

Tiliselvityksen liitteeksi vaaditaan:
• Raportti hankkeesta
• Erittely hankkeen kokonaiskustannuksista, tuloista ja avustuksista (tositteet tai tositejäljennökset lähetetään vain pyydettäessä)
• Avustuspäätöksessä mahdollisesti määrätyt muut liitteet

Raportissa kuvataan seuraavat kokonaisuudet esimerkiksi pohtimalla vastauksia alla oleviin kysymyksiin:
1. Kuvaus hankkeesta ja sen toteutuksesta
• Hankkeen tausta ja valmistelu, hankkeen työryhmä/vastuuhenkilöt, yhteistyökumppaneiden rooli ja vastuut hankkeessa, hankkeen liittyminen museon omaan tai toimialan strategiaan, hankkeen seuranta, raportointi ja jatkotoimenpiteet
• Lyhyt kuvaus hankkeen etenemisestä ja tuloksista
• Miten mahdolliset haasteet tai ongelmat ratkaistiin? Selvisikö museosta tai sen toiminnasta hankkeen aikana jotain, mitä ette hanketta valmistellessa osanneet ajatella?
• Hankkeen tuotokset ja niiden dokumentointi, aineistojen saavutettavuus ja pitkäaikaissäilytys, toimintamallin/verkoston/kumppanuuksien tulevaisuudennäkymät

2. Hankkeen tavoitteet ja vaikutukset
• Miten tavoitteet toteutuivat?
• Mitä uutta hanke tarjoaa museo- ja kulttuuriperintöalalle? Mitä vaikutuksia hankkeella on museon ja museoalan toimintaan tulevaisuudessa? Miten hankkeen tuloksia tai vaiheita voidaan hyödyntää jatkossa?

Hankkeen kustannuksista hyväksytään avustuksella katettaviksi avustuspäätöksessä ilmoitetun summan verran, kuitenkin
enintään 80 % toteutuneista hyväksytyistä kustannuksista. Mikäli hanke toteutuu hakuvaiheessa esitettyä pienemmin kustannuksin, avustuksen saaja on velvollinen palauttamaan liikaa maksetun osuuden avustuksesta.

Esimerkki:
Hankkeen kokonaiskustannukset hakemuksessa 8 000 €
Museoviraston avustus enintään 6 400 € (80 %)
Hakijan omarahoitusosuus 1 600 € (20 %)

Selvityksessä hankkeen hyväksyttävät kokonaiskustannukset 7 000 €
Avustus saa kattaa enintään 80 % (= 5 600 €)
Museovirasto perii takaisin 800 €

Hyväksyttävät menot

Hyväksyttäviksi menoiksi katsotaan hankkeen kannalta tarpeelliset, määrältään kohtuulliset menot. Hyväksyttäviä menoja eivät ole vakinaisen henkilökunnan palkkamenot eikä museoiden tavanomaiset toimintamenot. Tällaisia ovat mm. kokoelmien normaalista hoidosta, dokumentoinnista, restauroinnista tai konservoinnista sekä turvallisuus-, suojelu- tai pelastustoiminnasta aiheutuvat kulut. Myöskään hallinnolliset kustannukset eivät ole hyväksyttäviä menoja.

Avustusta ei lähtökohtaisesti voida käyttää laite- ja kalustomenoihin. Sen sijaan hankkeeseen liittyvät laite- ja kalustohankinnat voidaan sisällyttää omavastuuosuuteen.  

Kunkin vuoden osalta hyväksyttävinä menoina otetaan huomioon ne menot, jotka kirjanpitolain ja -asetuksen sekä hyvän kirjanpitotavan mukaan on kirjattava kyseiselle tilikaudelle. Hyväksyttäviksi menoiksi ei katsota menoja, jotka ovat syntyneet ennen hakuajan päättymistä.

Museovirasto hyväksyy kohtuullisina kustannuksina palkat ja palkkiot, jotka on maksettu rahapalkkana tai luontoisetuna muille kuin vakinaiselle henkilökunnalle. Avustuksella rahoitetun toiminnan tai projektin palkoista on pidettävä työajanseurantaa. Avustuksen saajan tulee varmistaa, että kirjanpitoon tehtävät palkkakirjaukset perustuvat todellisiin, aiheutuneisiin kustannuksiin. Laskennallisia kuluja, esim. talkoo- tai vapaaehtoistyötä, ei hyväksytä. Kohdentamisen tulee myös perustua käytettyyn työaikaan ja avustuksen saajan tulee pystyä esittämään tarvittaessa virastolle palkkojen kohdentamisperiaatteet. Avustetussa hankkeessa tehtäviin töihin ei ole mahdollista käyttää palkkatuella tai muulla työllistämistuella palkattua työvoimaa.

Kohtuullisina matkakustannuksina hyväksytään valtion matkustussäännön mukaisesti toteutuneet kustannukset, mikäli ne on sisällytetty avustushakemukseen eikä niitä ole poissuljettu päätöksessä. Avustuksella katettava matka on tehtävä niin lyhyessä ajassa ja vähin kokonaiskustannuksin kuin mahdollista. Samalla on otettava huomioon matkan ja tehtävien tarkoituksenmukainen ja turvallinen suorittaminen. Perusteet käytetyn matkustustavan valintaan tulee pyydettäessä esittää. Samat periaatteet koskevat sekä palkattuja henkilöitä että luottamustehtävissä toimivia henkilöitä.

Rahalahjoista tai muista rahanarvoisista lahjakorteista aiheutuneet kustannukset eivät ole hyväksyttäviä menoja.

Arvonlisävero hyväksytään avustettavaksi kustannukseksi vain, jos se jää avustuksen saajan lopullisesti maksettavaksi. Toisin sanoen, mikäli avustuksen saaja vähentää verotuksessaan maksamansa arvonlisäverot, avustettavalle kohteelle hyväksytään kustannus nettomääräisenä, eli se mikä tosiasiallisesti maksettiin.

Tutustu myös kohtaan avustuksen käyttöä koskevat määräykset.