Anvisning 2019

Anvisningar för sökanden av innovativa understöd som delas ut år 2019

Vad eftersträvas med understöd?
Målet med innovativa museiprojekt är att öka den samhälleliga genomslagskraften och betydelsen för kulturarvet och konst genom att utveckla museernas verksamhetsmodeller och genom att fördjupa växelverkan mellan museer och besökare. Med understödet stöds i synnerhet experiment och nya innovativa sätt att utföra museiarbete. Ett ytterligare mål är att hitta nya verksamhetsmodeller och utvecklingsmöjligheter som kan utnyttjas av hela museifältet. 

Vem kan ansöka om understöd?  

Understöd kan beviljas till museer som kommuner, föreningar, stiftelser eller offentligrättsliga anstalter driver professionellt på heltid.  Det viktigaste kriteriet för ett professionellt museum anses vara att museiverksamheten är den huvudsakliga verksamheten (museiverksamhet drivs året runt och huvudsyftet är att bedriva museiverksamhet), regelbundna öppettider och åtminstone en (fast anställd) anställd med yrkeskunnande inom museiområdet med tjänsten som huvudsyssla.

För vilket ändamål kan man ansöka om understöd?    

Understöd beviljas främst till projekt som svarar mot målen i det Museipolitiska programmet. Fokusområdena är:

  • Konstens och kulturens tillgänglighet, i synnerhet mångsidigt utnyttjande och öppnande av kulturarvsmaterial och -kunskap.
  • Kundinriktad planering och testning av tjänster samt genomförande av dessa
  • Utveckling och främjande av kollaborativ verksamhet
  • Museernas profilering och för att stärka organisationens strategiska kunnande

Ansökan ska innehålla en beskrivning av hur projektet anknyter till museet strategiska mål. Projektet ska innehålla en plan för att bedöma eller verifiera projektkonsekvenserna. I synnerhet samprojekt för museer och projekt där museet knyter nya partnerskap och utvecklar sina samarbetsformer har prioritet.

Ändamål som inte omfattas av understöd?
Understöd kan inte användas för att täcka löneutgifter för fast anställda eller för att täcka sedvanliga verksamhetsutgifter för museer. Sådana kostnader är bland annat kostnader för normal skötsel, dokumentering, restaurering eller konservering av samlingar samt kostnader för säkerhets-, skydds- eller räddningsverksamhet. Understöd beviljas inte för anskaffning av utrustning som används som arbetsredskap eller för datorprogram. 

Hur ansöker man om understöd?
Ansökan om understöd kan lämnas endast under den ansökningstid som Museiverket meddelat. Sökannonsen publiceras på Museiverkets webbsidor. Ansökan om understöd ska vara framme inom utsatt tid.

Ansökningar som kommit in för sent beaktas inte.

Museiverket har tagit i bruk ett elektroniskt ansökningssystem (e-tjänst) via vilket understöd lämnas in och administreras i sin helhet. Understödsansökningar ska sändas via Museiverkets e-tjänst. 

Anvisningar för användning av e-tjänsten

Sökanden fyller i ansökningsblanketten i e-tjänsten, bifogar de bilagor som begärts på blanketten och lämnar in blanketten till Museiverket i e-tjänsten. Sökanden får understödsbeslut i e-tjänsten.

Sökanden kompletterar vid behov ansökan och yrkar på rättelse av beslutet i e-tjänsten. Också redogörelsen av användningen av understödet görs i e-tjänsten.

Om sökanden inte kan ansöka om understöd elektroniskt, är det möjligt att sända en fritt formulerad ansökan per post eller föra ansökan till Museiverket.

Fritt formulerad ansökan ska innehålla:

  • Sökandens uppgifter (sökandens namn, museets namn, adress, kontonummer, namn, telefonnummer och e-postadress för den kontaktperson som sköter understödsärendet)
  • Projektets namn och den planerade start- och sluttiden
  • Det ansökta beloppet i euro
  • En plan för det projekt som understöds, med en tydlig beskrivning av projektets mål, genomslagskraft, genomförande och åtgärder. Planen ska också beskriva hur projektet anknyter till museets strategiska mål och innehålla en plan för bedömning eller verifiering av projektets konsekvenser.
  • En kostnadsspecifikation över projektet. En specifikation över projektets sammanlagda kostnader, självfinansieringsandel och de inkomster som fås av projektet och andra understöd som ansökts och fåtts för samma syfte.

Därtill krävs följande bilagor till fritt formulerad ansökan:

  • En verksamhetsberättelse av sammanslutningen eller en annan motsvarande utredning över föregående år, omen sådan inte tidigare lämnats in till Museiverket. För kommunala museer är verksamhetsberättelsen över museiverksamheten eller en motsvarande tillräcklig.
  • Sökanden måste till sin ansökan bifoga en tillräcklig utredning av namnteckningsrätten. För juridiska personer (stiftelse, förening, företag etc.) kan ansökan om statligt stöd undertecknas av personer med namnteckningsrätt för den juridisk personlighetens del. Som tillräcklig utredning godkänns ett högst tre månader gammal utdrag ur förenings-, stiftelse- eller handelsregistret. Om kommuners eller kommunförbunds namntäckningsrätt bestäms i deras förvaltningsregler. 

En ansökan som skickats per post eller e-post ska vara framme hos Museiverket före kl. 15.00 på den sista dagen av ansökningstiden. Om ansökan förs till Museiverket, ska ansökan komma in under registratorskontorets öppettid (kl. 9.00–15.00). Museiverkets postadress är Museiverket, PB 913, 00101 Helsingfors och besöksadressen är Sturegatan 2a. 

Det är möjligt att lämna in en fritt formulerad ansökan per e-post till adressen kirjaamo@museovirasto.fi.

Understödsbeloppet självfinansieringsandel
Understödsbeloppet fastställs från fall till fall. Understöden är avsedda som delfinansiering av totalkostnaderna för projektet. Understödets andel kan vara högst 80 % av de totalkostnader som kan godkännas för projektet.

Finansieringsplanen ska innehålla en specifikation över sökandens självfinansiering, som ska uppgå till minst 20 % av projektets totala kostnader. Självfinansieringsdelen kan omfatta de direkta kostnader som uppkommer av projektet och som kan verifieras ur bokföringen, såsom lönekostnader för personal som anställts för projektet eller upphandlingar. Självfinansieringsandelen kan inte innehålla utgifter för den ordinarie personalens lönekostnader

Administrativa kostnader godkänns inte i finansieringsplanen.  

Behandling av ansökningarna
Prövningen av beviljande av statsunderstöd grundar sig på statsunderstödslagen, en eventuell speciallag, motiveringar i specifika moment som gäller anslag i statsbudgeten och de i utlysningen nämnda nödvändiga förutsättningarna för beviljande av understöd och kriterierna för beviljande enligt typ av understöd. 

Ansökningarna behandlas vid Museiverket. Behandlingstiden täcker tiden från det att ärendet inletts fram till beslutet. Ett ärende har inletts när det kommit in till Museiverkets registratorskontor. Den egentliga behandlingen av ansökningarna börjar dock först då ansökningstiden gått ut. 

Alla nödvändiga bilagor ska fogas till ansökningarna om statsunderstöd. Detta är absolut nödvändigt för att behandla ansökningarna och för att de ska kunna jämföras sinsemellan. En ansökan kan kompletteras i ett senare skede, men ansökningar som är så färdiga som möjligt påskyndar beslutsprocessen. En komplettering av uppgifterna och bilagor som saknas ska på begäran lämnas in utan dröjsmål innan ett beslut fattats i ärendet. Om en ansökan som lämnats in är bristfällig, uppmanas sökanden att komplettera handlingen inom utsatt tid, om det inte är onödigt med tanke på beslutsprocessen. Den som sänt ansökan får ett meddelande om hur ansökan ska kompletteras. Sökanden kan också komplettera sin ansökan på eget initiativ och lämna in handlingar som är nödvändiga för ett avgörande i ärendet till myndigheten under behandlingen. Ett beslut kan fattas även om de begärda kompletterande redogörelserna inte lämnats in inom utsatt tid. Kompletteringen får inte äventyra likabehandlingen av sökandena. Efter att ansökningstiden gått ut får nya krav inte längre ställas, utan endast brister i ansökningar som skickats inom utsatt tid får åtgärdas.  

Understödsbeslut av Museiverket bereds av enheten Utveckling av museibranschen. I beredningen av besluten förs vid behov samarbete med olika myndigheter och andra sakkunniga. 

Alla ansökningar besvaras med ett beslut. Sökanden har möjlighet att yrka på rättelse av beslutet hos Museiverket. Ändring i beslut som fattats med anledning av rättelseyrkande kan sökas genom besvär hos förvaltningsdomstolen.

Ansökningar om understöd behandlas enligt anvisningen för förfarandet för beviljande av statsunderstöd, vilken Museiverket godkänt 10.9.2018. 

Beslutet delges skriftligen i e-tjänsten. Beslut fattas i regel inom 180 dygn efter det att ansökningstiden gått ut. 

Kriterier för bedömning av ansökningarna
Understöd beviljas enligt prövning och ansökningarna bedöms utifrån de uppgifter som lagts fram i ansökan om understöd. Ansökningar bedöms enligt projektets mål och förutsättningarna för genomförandet, projektets innovativitet och genomslagskraft samt projektets kvalitet.

Varje ansökan har minst en bedömare. Vid den kvalitativa bedömningen av ansökningarna beaktas följande omständigheter:

Hur väl överensstämmer projektmålen med ett eller flera fokusområden för understödet? Fokusområdena är:

  • Konstens och kulturens tillgänglighet, i synnerhet utnyttjande och upplysning av kulturarvsmaterial och -information på ett mångsidigt sätt
  • Kundorienterad planering, testning och genomförande av service
  • Utveckling och utökande av samhällelig verksamhet
  • Museernas profilering och för att stärka organisationens strategiska kunnande

På vilket sätt genomförs partnerskap i projektet?

  • Handlar det om ett samprojekt för flera museer?
  • Genomförs projektet i samarbete med nya partner?
  • Genomförs projektet i samarbete med andra aktörer?

Hur innovativt är projektet?  

  • Projektets innovativitet bedöms bland annat utifrån följande kriterier: mod och nya experiment; utveckling av nya förfaringssätt
  • Utvecklar projektet nya förfaringssätt ur museibranschens synvinkel, vilka kan tillämpas och överföras på museifältet?
  • Utvecklar projektet nya förfaringssätt ur museets synvinkel? 

Vilken inverkan har projektet?

  • Bedömning av hur projektet anknyter till museets strategiska mål och hur man kan påvisa projektets inverkan
  • Har projektets genomslagskraft varit föremål för en omfattande reflektion och svarar det mot de behov som identifierats i verksamhetsmiljön? Finns det konkreta bevis på detta?
  • Har förhållandet till museets strategi visats tydligt?  

Hur kvalitativt har genomförandet av projektet planerats?

  • Är projektens mål, åtgärder och finansiering tydlig?
  • På vilket sätt är projektet kopplat till den övergripande planeringen och utvecklingen av museet?

Därtill beaktas projektets ändamålsenlighet i bedömningen av en ansökan.

Åtgärder efter att understöd beviljats

Användningstiden för ett understöd
Understöd få användas under det år det beviljats eller under följande år.

  Om ett understöd av synnerligen motiverade skäl inte kan användas inom två år, ska understödstagaren i e-tjänsten begära tillstånd av Museiverket att överföra rätten att använda stödet till nästa år. Ansökan om överföring av ett understöd ska sökas innan rätten att använda understöd gått ut.

Understödets användningssyfte Understöd får används enbart för utgifter för det syfte som nämns i beslutet, vilka inkluderats i understödsansökan. Om detta på motiverade grunder är omöjligt, ska understödstagaren anhålla om ändring av användningssyftet för understödet av Museiverket i e-tjänsten. Ansökan om detta ska göras på så sätt att beslutet om ändring av användningssyftet kan fattas innan understödet används för det ändrade användningssyftet.

Inhibering av ett projekt som beviljats understöd Om ett projekt som beviljats understöd inhiberas, ska en anmälan göras till Museiverket så fort som möjligt efter att ärendet bekräftats. Om understödstagaren inte tar emot understödet, ska Museiverket underrättas om detta utan dröjsmål.
 

Redogörelse över användningen av understödet

En understödstagare ska utarbeta en redogörelse över användningen av statsunderstöd som beviljats av Museiverket och lämna in den till Museiverket före det datum som nämns i understödsbeslutet. Redogörelsen över användningen av understödet görs i e-tjänsten. De krävda bilagorna till kontoredogörelsen utgörs av:

  • Projektrapport
  • En specifikation över de totala kostnaderna för projektet, inkomster och understöd (verifikat och verifikatkopior sänds enbart på begäran)
  • Eventuella andra bilagor som fastställts i understödsbeslutet

Rapporten ska innehålla en beskrivning av följande helheter, till exempel genom att fundera på svar på frågorna nedan: 1. En beskrivning av projektet och dess genomförande

  • Bakgrunden och beredningen av projektet, arbetsgrupp/ansvarspersoner för projektet, sökande efter samarbetspartner; sammanslutningar/intressentgrupper som deltagit i projektet och deras roll i projektet, projektets koppling till strategin för museet eller branschen, uppföljning, rapportering och fortsatta åtgärder som gäller projektet
  • En kort beskrivning av projektets utveckling och resultaten
  • Hur löste ni eventuella utmaningar eller problem? Kom ni under projektets gång till insikt om något om museet eller dess verksamhet som ni inte förväntade er vid beredningen av projektet?
  • Projektresultat och dokumentation av dessa, tillgången till och långvarigt sparande av material
  • Målpublik och hur den nås

2. Projektets syften och inverkningar

  • På vilket sätt anknöt projektet till museets strategiska mål? Hur uppnåddes målen?
  • Vilka nyheter omfattar projektet med tanke på ert museums verksamhet och medverkande partner? Vilka nyheter för projektet med sig för musei- och kulturbranschen och för publiken och kunder? Vilka konsekvenser har projektet för ert museums verksamhet i framtiden? På vilket sätt kan projektresultat eller -faser utnyttjas i fortsättningen i ert museum?

Det godkänns att understödet täcker projektkostnaderna upp till det belopp som meddelats i understödsbeslutet, dock högst 80 % av de faktiska godkända kostnaderna. Om projektet genomförs med lägre kostnader än vad som lagts fram i ansökningsfasen, är understödstagaren skyldig att returnera överskjutande andelen av det utbetalda understödet.

Exempel:
Ett projekts totalkostnader uppgår enligt ansökan till 8 000 euro.  
Museiverkets understöd är högst 6 400 euro (80 %) 
Sökandens självfinansiering uppgår till 1 600 euro (20 %)
I redogörelsen uppgår de totalkostnader som kan godkännas till 7 000 euro
Understödet får täcka högst 80 % (= 5 600 euro)
Museiverket återkräver 800 euro

Godtagbara utgifter
Som godtagbara utgifter anses för projektet nödvändiga utgifter som till sitt belopp är rimliga. Ordinarie personalens lönekostnader eller museernas sedvanliga verksamhetskostnader, såsom dokumentation, restaurering eller konservering samt kostnader förorsakade av säkerhets och skydds- eller räddningsverksamhet , är inte godtagbara utgifter.  Inte heller administrativa kostnader är godtagbara utgifter.

Utgifter för utrustning och programvaror är inte godtagbara utgifter. Kostnader för anskaffning av för projektet nödvändig utrustning och programvaror kan inkluderas i självfinansieringsandelen.

För varje enskilt år beaktas som godtagbara utgifter de utgifter som enligt bokföringslagen och -förordningen och god bokföringspraxis ska tas upp för räkenskapsperioden i fråga. Utgifter som uppkommit innan ansökningstiden gått ut ses inte som godtagbara utgifter. 

Löner och arvoden som betalats ut som penninglön eller naturaförmåner godkänns som rimliga kostnader av Museiverket. Verksamhets- eller projektlöner som betalas med understöd ska vara föremål för arbetstidsuppföljning. Understödstagaren ska säkerställa att de löner som tas upp i bokföringen grundar sig på faktiska, uppkomna kostnader. Kalkylmässiga kostnader, t.ex. talko- eller frivilligarbete, godkänns inte. Allokeringen ska också grunda sig på den använda arbetstiden och understödstagaren ska vid behov kunna visa principerna för allokering av lön för verket. Det är inte möjligt att använda arbetskraft som anställts med lönesubvention eller annat sysselsättningsstöd för arbeten som utförs inom ramen för projektet. Som rimliga resekostnader godkänns faktiska kostnader enligt statens resereglemente, om de inkluderats i understödsansökan och inte uteslutits i beslutet.

En resa som täcks med understöd ska göras under så kort tid och med så få kostnader som möjligt. På samma gång ska uppmärksamhet riktas mot att resan görs och uppgifter utförs på ett ändamålsenligt och säkert sätt. Grunder för valet av resesätt ska på begäran läggas fram. Samma grunder gäller också för avlönade personer och personer som utför förtroendeuppdrag. Kostnader på grund av gåvor i form av pengar eller andra gåvokort med penningvärde är inte godtagbara utgifter. 

Mervärdesskatt godkänns som en kostnad som kan täckas med understöd enbart om understödstagaren är den slutliga betalaren av skatten. Med andra ord, om understödstagaren i sin beskattning drar av den mervärdesskatt som mottagaren betalat, godkänns nettokostnaden, det vill säga den kostnad som faktiskt betalats, för understödsobjektet.

Läs också föreskrifterna om användningen av bidraget.