Museovirasto 087

Vanliga frågor

Vanliga frågor om ansökan om rätt till statsandelar för museer
OBS! Sidorna är uppdaterade 14.2.2019

Allmänna anvisningar för ifyllande av ansökan
  • Om du har problem med att fylla i formuläret i e-tjänsten, rekommenderar vi att du byter webbläsare till Chrome.
  • I PDF-utskriften av det elektroniska formuläret syns en extra rad, Beloppet av det sökta understödet 0,00 €. Punkten ska dock inte fyllas i. Raden skrivs ut automatiskt i PDF-formuläret och kan tyvärr inte raderas från systemet. Uppgiften efterfrågas inte i formuläret som ifylls elektroniskt. Dessutom gäller denna ansökan inte statsbidrag.
  • Efter att du skickat ansökan visas på skärmen en text om att ansökan har mottagits.  Kontaktpersonen för ansökan får också besked per e-post om att ansökan lämnats in. Om detta inte är fallet, har det inträffat ett fel och ansökan har inte skickats.
  • I frågor om användning av e-tjänsten, kontakta: asiointi-okm@minedu.fi
  • Inspelning av undervisnings- och kulturministeriets och Museiverkets infomöte av den 6 februari 2019

Undertecknande av ansökan med Katso-koder. Hur gör vi om vår sammanslutning endast har en uppsättning koder?

Ansökan kan skickas in med en underskrift. Om ansökan ska undertecknas av två personer, kräver elektroniskt undertecknande att bådadera har personliga Katso-koder. Observera också att e-tjänsten inte automatiskt skickar ansökan till den andra undertecknaren. Därför ska ni ska gå till väga enligt följande:
Om det krävs två underskrifter, loggar den första in och klickar enbart på "Godkänn". Därefter loggar hen ut ur e-tjänsten och informerar den andra att ansökan nu väntar på ett andra godkännande och inskickande. Den andra undertecknaren identifierar sig i e-tjänsten med sina Katso-koder, öppnar ansökan på fliken Egna ansökningar, Ofärdiga, klickar på "Godkänn" och efter att ha kryssat för två rutor klickar på "Sänd ansökan". Knappen "Sänd ansökan" skickar alltså ansökan till ministeriet och inte till den andra undertecknaren.

Frågor om ansökningsformuläret

Är det meningen att separata museer (till exempel ett kulturhistoriskt museum och ett konstmuseum) med samma huvudman ska lämna in en gemensam ansökan eller separata ansökningar?

Om till exempel en stads statsandelsberättigade museer har samlats under en museichef, ska museerna lämna in en gemensam ansökan. Om ett kulturhistoriskt museum och ett konstmuseum vardera har en egen museichef kan båda museerna separat ansöka om rätt till statsandelar. Då måste båda alltså ha en egen museichef som sköter uppgiften som huvudsyssla, eftersom detta föreskrivs i lagen för de museer som ansöker om rätt till statsandelar.

Om museerna ansöker om att bli utsedda till regionala ansvarsmuseer är det bra att ha en gemensam regional plan som har upprättats tillsammans, oberoende av om museerna ansöker om rätt till statsandelar som en museihelhet eller som separata museer.

Hur länge kan vi komplettera ansökan?

Ansökan kan kompletteras inom två veckor från det att ansökningstiden löpt ut, senast den 6 mars 2019.

Om museet för att uppfylla villkoren för statsandel måste ändra stadgarna eller utarbeta en verksamhets- och ekonomiplan eller ett samlingspolitiskt program och handlingarna inte färdigställs inom den utsatta tiden, har man i fråga om dessa gett tilläggstid för att komplettera ansökan. I ansökan ska i detta fall anges att beredningen av stadgarna, verksamhets- och ekonomiplanen eller det samlingspolitiska programmet pågår. De färdiga handlingarna (i fråga om stadgeändringar sammanslutningens beslut om att ändra stadgarna och sända dem till PRS) ska sändas som en komplettering av ansökan senast den 30 juni 2019. Förlängningen av tiden för komplettering av ansökan gäller endast dessa handlingar.

Vi är ett kommunalt museum. Vad ska vi ange i fältet "Kommunalt stöd" under Museets intäkter i avsnittet "Museets förvaltning och ekonomi" i ansökningsformuläret?

Under "kommunalt stöd" ska museets nettoutgifter som beräknats utifrån bokslutet för 2017 anges. Med andra ord bruttoutgifterna minskade med statsandelen och andra statsbidrag, lönesubvention från arbets- och näringscentralen, den egna kapitalanskaffningen (försäljningsintäkter m.m.) och andra eventuella inkomster.

Vi är ett kommunalt museum. Hur ska vi svara på frågan om huruvida museet regelbundet får stöd från kommunen eller någon annan offentlig aktör i avsnittet "Museets förvaltning och ekonomi" i ansökningsformuläret?

Kommunala museer svarar "Ja" på denna fråga.

I avsnittet "Museets personal" i ansökningsformuläret efterfrågas antalet heltidsanställda sakkunniga i museibranschen totalt. Vilket års uppgifter ska vi ange?

Uppgifterna för 2018.

Under Museet drivs inte i syfte att eftersträva ekonomisk vinst i avsnittet "Museets huvudmans stadgar" är svarsalternativen ja och nej. Om museet INTE drivs i syfte att uppnå ekonomisk vinst, är svaret då ja eller nej?

Förutsättningen för statsandelen är att museet inte drivs i syfte att uppnå ekonomisk vinst. Om förutsättningen uppfylls svarar man "Ja".

I ansökningsformuläret finns följande påstående: "Forskningen och övrigt utnyttjande i anslutning till samlingarna har ordnats i museets lokaler – Ja/Nej". Är det "under ett tak" som avses?

Huvudsaken är att museet har en eller flera lokaler där det är möjligt att forska i och på andra sätt utnyttja samlingarna och de övriga materialen. Här förutsätts inte att museets samtliga verksamhet ska äga rum i en och samma byggnad.

Vad avses med ett avtal om samlingsförvaltning?

Om huvudmannen för ett museum som ansöker om rätt till statsandelar inte själv äger den centrala samling som återspeglar museets ansvarsområde, utan förvaltar samlingen eller en del av den på basis av ett avtal (den andra avtalsparten ska vara kommun, samkommun, privat sammanslutning eller stiftelse), ska detta/dessa avtal bifogas till ansökan.

Måste kommunala museer som bilaga till ansökan lämna in skattemyndighetens beslut om mervärdesskatt?

Nej, det behöver de inte. Kommunala museer behöver inte lämna in utredningar om mervärdeskatt. I enlighet med lagen om finansiering av undervisnings- och kulturverksamhet kan en höjning av enhetspriset som motsvarar mervärdesskatten endast göras för privata huvudmän. De utgifter som ingår i kommunala museers kostnadsbas behandlas alltid momsfria.



Förutsättningar som föreskrivs i 5 § i museilagen

Vi är ett kommunalt museum. Vad avses med huvudmannens stadgar och/eller museets stadgar för verksamheten?

Enligt kommunallagen ska man utarbeta en förvaltningsstadga (90 §) och en kommunstrategi (37 §). Ett kommunalt museum kan ha en egen handling som heter museets stadgar och som godkänns i en motsvarande nämnd och av vilka bland annat museets ansvarsområde framgår, eller så kan museets stadgar inklusive dess ansvarsområde definieras endast i förvaltningsstadgan. Detta är i vilket fall som helst en sak som kommunen bestämmer.

Handlingens namn är i detta fall mindre viktigt än det att det ska finnas ett kommunalt beslut om den kommunala, professionella museiverksamheten där museets ansvarsområde och verksamhet definieras (= stadgar). I stadgarna ska även en klausul om bevarandet av museets samlingar inkluderas.

Vi är ett kommunalt museum. Vi har ingen verksamhetsstadga som har bestyrkts av huvudmannen och museiverksamheten nämns inte heller i förvaltningsstadgan. Vad ska vi göra?

Museet ska ha stadgar som styr verksamheten och definierar museets ansvarsområde. Om ett kommunalt museum inte har någon separat verksamhetsstadga ska en definition av museets bransch inkluderas i förvaltningsstadgan eller den branschstadga som även täcker museets verksamhet. I dessa stadgar ska även en klausul om bevarandet av museets samlingar inkluderas. Verksamhetsstadgarna ska vara bestyrkta av museets huvudman.

Om villkoret inte uppfylls ska det av ansökan framgå att arbetet med att upprätta stadgar har påbörjats. De färdiga stadgarna ska lämnas in som komplement till ansökan senast den 30 juni 2019.

Vi är ett museum som drivs av en förening/en stiftelse/ett aktiebolag. Det framgår inte av föreningens/stiftelsens stadgar eller bolagsordning att det ingår bland uppgifterna att bedriva museiverksamhet eller att svara för museet och/eller att verksamheten inte bedrivs i syfte att uppnå ekonomisk vinst och/eller att det har säkrats att museets samlingar bibehålls som museisamlingar även om museet upphör med sin verksamhet. Vad ska vi göra?

Av huvudmannens stadgar för museet eller av bolagsordningen ska följande framgå:

• Det hör till uppgifterna att bedriva museiverksamhet eller svara för museet.

• Verksamheten bedrivs i något annat syfte än för att eftersträva vinst.

  •    I aktiebolags bolagsordning ska uttryckligen konstateras att avsikten inte är att bereda vinst åt aktieägarna. Det krävs inte att detta separat nämns i föreningens eller stiftelsens stadgar, eftersom föreningar eller stiftelser enligt lag inte kan bedrivas i syfte att eftersträva ekonomisk vinst.
  •    I stadgarna eller bolagsordningen för alla sammanslutningar och stiftelser ska dessutom konstateras hur ett eventuellt överskott eller fondkapital ska användas samt hur resurserna ska användas i samband med att bolagets eller stiftelsens verksamhet avslutas eller upplöses. Det behövs för att säkerställa att sammanslutningens eller stiftelsens medel inte kan användas för att bereda vinst eller annan ekonomisk fördel åt dem som deltar i dess verksamhet.

• Det har säkrats att museets samlingar bibehålls även om museet upphör med sin verksamhet

Om villkoren inte uppfylls till alla delar: I ansökan ska i detta fall anges att beredningen av stadgarna pågår. De färdiga handlingarna (i fråga om stadgeändringar sammanslutningens beslut om att ändra stadgarna och sända dem till PRS) ska sändas som en komplettering av ansökan senast den 30 juni 2019.

Vårt museum har inget samlingspolitiskt program eller det har ohjälpligt föråldrats. Vad ska vi göra?

Museet ska ha ett samlingspolitiskt program. Av museets samlingspolitiska program ska framgå vilka områden som museet ska tillvarata och principerna för utökande av samlingarna samt hur skötseln och bevarandet av samlingarna har ordnats inom museet. Programmet ska uppdateras regelbundet. Om villkoret inte uppfylls ska det av ansökan framgå att upprättandet eller uppdateringen av programmet har påbörjats. Beslutet om att upprätta ett samlingspolitiskt program ska vara godkänt av huvudmannen och fattas inom ansökningstiden.

Det färdiga/uppdaterade samlingspolitiska programmet ska lämnas in som komplement till ansökan senast den 30 juni 2019.

Vid uppdatering av museets samlingspolitik är det bra att i tillämpliga delar exempelvis använda Museiverkets checklista för samlingspolitiska program (på finska):

https://www.museovirasto.fi/uploads/Arkisto-ja-kokoelmapalvelut/Julkaisut/kokoelmapolitiikan-muistilista-museoille.pdf

Räcker det att det i museets samlingspolitiska program fastställs vad som ska hända med samlingarna om museet upphör med sin verksamhet?

Nej, det gör det inte. Detta ska vara definierat i de stadgar som styr museets verksamhet och som har bestyrkts av huvudmannen.

Räcker det att det i föreningens/stiftelsens stadgar eller i aktiebolagets bolagsordning nämns hur resurserna eller egendomen ska användas om museet upphör med sin verksamhet? Anses detta även täcka museisamlingarna?

Nej, det gör det inte. I stadgarna ska museisamlingarna uttryckligen omnämnas och det ska finnas angivet hur bevarandet av dem tryggas i det fall att museet upphör med sin verksamhet.

Vad avses med en flerårig plan för målen, verksamheten och ekonomin? Vi har ingen flerårig plan som har bestyrkts av huvudmannen.

Ett villkor för att ett professionellt museum ska godkännas som berättigat till statsandel är att museet har en flerårig plan för målen, verksamheten och ekonomin. Museets verksamhet ska, både förvaltningsmässigt och ekonomiskt, vara ordnad så att den möjliggör beslut och långsiktig verksamhetsplanering som har sin utgångspunkt i förutsättningarna för museiverksamheten. Förutom planer för museets ekonomi ska planen också innehålla planer för museiverksamheten och dess olika delområden. Planeringsperiodens längd fastställs inte separat, men den ska sträcka sig över flera år.

Om villkoret inte uppfylls ska det av ansökan framgå att upprättandet av planen har påbörjats.

Den färdiga planen ska lämnas in som komplement till ansökan senast den 30 juni 2019.

Vi är ett kommunalt museum. Vi har ingen flerårig plan utan vi gör upp planer och en budget för ett år åt gången. Vad ska vi göra?

I första hand avser punkten flerårig verksamhet och en plan för verksamheten och ekonomin som huvudmannen för museet har bestyrkt. Även ett strategiskt dokument eller ett utvecklingsdokument med riktlinjer för verksamheten och ekonomin kan komma i fråga. Om museet inte har något dokument avseende ekonomi och verksamhet som huvudmannen bestyrkt, eller om inga uppgifter om museets ekonomi och verksamhet specificeras i dessa dokument, ska man till ansökan bifoga de planeringsdokument avseende ekonomin och verksamheten som utarbetats för museets interna bruk.

Om villkoret inte uppfylls ska det av ansökan framgå att arbetet med att upprätta planen har påbörjats. Den färdiga planen ska lämnas in som komplement till ansökan senast den 30 juni 2019.

Ett kommunalt museum har ingen egen budget utan dess inkomster och utgifter ingår i budgeten för branschen/kommunen. Kommunala museer ska bifoga den budget som gäller museets verksamhet eller, om museet inte har en egen budget, branschens/kommunens budget till ansökan.

Vad avses med att museet regelbundet är öppet?

Museet ska ha åtminstone en museienhet som är öppen året om. Med verksamhet året om avses att museet har verksamhet för allmänheten minst en dag i veckan, året om.

Regelbundna öppettider: räcker det att museet har öppet för allmänheten under sommarsäsongen och i övrigt enligt överenskommelse?

Nej, det gör det inte. Museet ska ha verksamhet för allmänheten året om. Verksamhetsformerna och hur servicen ordnas kan variera men den verksamhet som riktas till allmänheten ska vara aktiv och inte stanna vid passiva reaktioner.

Regelbundna öppettider: får museet i fortsättningen inte längre vara stängt för service, under utställningsbyten eller motsvarande? Serviceavbrott är tillåtna även i fortsättningen, liksom även tillfälliga stängningar på grund av till exempel ombyggnad eller motsvarande orsaker.

Museet ska ha en chef i huvudsyssla. Anses chefsuppgiften som huvudsyssla även om samma person också har hand om andra uppgifter med en viss procentandel?

Gränsen för huvudsyssla är minst 30 h/vecka.

Anses till exempel verksamhetsledaren för en stiftelse som driver museet som museichef i huvudsyssla om hens befattningsbeskrivning motsvarar museichefens uppgift?

Ja, såvida behörighetskraven och kravet om huvudsyssla uppfylls. Chefen ska vara heltidsanställd och ha en för tjänsten eller uppgiften lämplig högre högskoleexamen, ledarskapsförmåga och för uppgiften tillräcklig förtrogenhet med museets verksamhetsområde och uppgifter.

Enligt en övergångsbestämmelse i lagen uppfyller de som vid lagens ikraftträdande har uppfyllt de villkor som i den gällande lagstiftningen föreskrivits för en museichef eller sakkunnig i museibranschen och fortsätter i samma uppgift i museet villkoren så länge som de verkar i ifrågavarande uppgift.

Ska även vikarier uppfylla kriterierna avseende personalens behörighet?

I fråga om personalen är kriteriet för att museet ska godkännas som berättigad till statsandel följande:

• Museet har en verksamhetsansvarig chef i huvudsyssla som har en för tjänsten eller uppgiften lämplig högre högskoleexamen, ledarskapsförmåga och för uppgiften tillräcklig förtrogenhet med museets verksamhetsområde och uppgifter.

• Museet har minst två sakkunniga inom museibranschen som är anställda i huvudsyssla, varav den ena samtidigt kan vara museichef. Vardera ska ha en lämplig högskoleexamen och ha avlagt grundstudierna i museologi.

Chefens eller de sakkunnigas korta tjänstledigheter, sjukledigheter eller andra ledigheter påverkar inte bedömningen av huruvida kriterierna uppfylls. Om det är fråga om en längre frånvaro på till exempel flera månader och kriterierna för chefer eller sakkunniga inom museibranschen i övrigt inte uppfylls ska man till uppgiften anställa en vikarie som uppfyller behörighetskraven.

Det ska framgå av ansökan att behörighetsvillkoren för museichef eller sakkunnig inom museibranschen enligt den nya lagen uppfylls senast när den nya lagen träder i kraft den 1 januari 2020.

Om chefen eller den sakkunniga inom museibranschen har börjat i uppgiften innan den nya lagen träder i kraft och uppfyller villkoren för den aktuella uppgiften enligt den nuvarande lagen uppfyller hen med stöd av övergångsbestämmelsen även villkoren enligt den nya lagen så länge som hen är verksam i den aktuella uppgiften.


Esimerkkejä ylijäämän/varojen käyttöä koskevista sääntömääräyksistä

Esimerkkilauseet on poimittu todellisista VOS-toimijoiden säännöistä/yhtiöjärjestyksistä. Lauseet ovat vain esimerkkejä siitä, miten määräykset voi muotoilla. Ne eivät välttämättä kaikissa tapauksissa sovellu käytettäväksi sellaisenaan ja määräykset on voitu muotoilla säännöissä/yhtiöjärjestyksessä muulla tavoin. Sääntömääräyksiä laadittaessa tulee ottaa huomioon niiden soveltuvuus toimijan erityispiirteisiin ja sääntöjen/yhtiöjärjestyksen kokonaisuuteen.

Yhdistys

Yhdistyksen toiminnasta mahdollisesti syntyvä ylijäämä ja mahdollisten rahastojen tuotot käytetään kokonaisuudessaan yhdistyksen tarkoituksen tukemiseen…

Yhdistyksen purkautuessa käytetään yhdistyksen varat yhdistyksen tarkoituksen edistämiseen purkamisesta päättävän kokouksen määräämällä tavalla. Yhdistyksen tullessa lakkautetuksi käytetään varat samaan tarkoitukseen.

Säätiö

…Peruspääoman tuotto, tilinpäätöksen osoittama mahdollinen ylijäämä sekä muut käyttörahaston varat tulee käyttää säätiön tarkoituksen toteuttamiseen…

Jos säätiö puretaan tai lakkautetaan, luovutetaan säätiön jäljellä olevat varat ja omaisuus X:lle [säätiön perustaja] käytettäväksi sääntöjen X §:ssä määrättyä tarkoitusta vastaavalla tavalla.

Osakeyhtiö

…Yhtiön tarkoituksena ei ole voiton tuottaminen…

Yhtiö ei jaa osinkoa. Osakepääomaa alennettaessa, hankittaessa tai lunastettaessa omia osakkeita varat on jaettava X:n [OY:n omistava kunta] osoittamaan yleishyödylliseen …toimintaan. Vastaavasti rahastojen varoja voidaan käyttää ainoastaan …toiminnan järjestämiseen tai muuhun edellä mainittuun tarkoitukseen.

Purettaessa yhtiö tai kun yhtiö poistetaan rekisteristä, on jäljellä olevat varat sen jälkeen, kun yhtiön velvoitteet on hoidettu ja kun osakkeenomistajille on palautettu osakkeista yhtiölle maksettu määrä, käytettävä X:n [OY:n omistava kunta] osoittamaan yleishyödylliseen …toimintaan.

Ansökan om uppgiften som museum med regionalt ansvar eller riksansvar

Vad avses med utvärderade projekt för områdesanvändning under punkt 11 i avsnittet om indikatorer för den regionala verksamheten (Bilaga 2. Plan för det regionala arbetet)?


Med projekt och utvärdering av dem under punkterna 11 och 12 avses till exempel deltagande i planläggningsprojekt (landskaps-, kommunplaner) och utvärderingar av MKB- och infrastrukturprojekt. Under punkt 13 ska totalantalet utlåtanden och ställningstaganden anges, det vill säga utlåtanden om projekt för områdesanvändning och andra utlåtanden som gäller till exempel enskilda byggnader, renoveringsprojekt, tillstånd m.m.

Av punkt b) uppgift som anknyter till kulturmiljön/myndighetsuppgifter/beskrivning av tjänsterna i samma bilaga, borde det framgå vad de uppskattningar som anges under punkten indikatorer bygger på, det vill säga i vilka typer av projekt man har deltagit, hurdana projekt som har den största sysselsättningseffekten i området och vilka av kommunerna i området som sysselsätter mest. Avsikten är att med hjälp av beskrivningen och indikatorerna uppskatta arbetsmängden och hur det allokeras.