Olavinlinnaan liittyviä asiakirjoja arkistossa (Hcf:1-3), Soile Tirilä / Museovirasto 2017.

Hallinnolliset aineistot

Kulttuuriympäristöön liittyvät hallinnolliset aineistot

Muinaistieteellisen toimikunnan ja Museoviraston kulttuuriympäristöön liittyvillä hallinnollisilla aineistoilla tarkoitetaan saapuneita lausuntopyyntöjä, lausuntoja, muuta kirjeenvaihtoa, muistioita ja pöytäkirjoja.

Hallinnollista aineistoa on runsaasti rakennettuun kulttuuriympäristöön ja arkeologiaan liittyvistä asioista. Arkistossa on esimerkiksi suojeltuihin rakennuksiin sekä kulttuurihistoriallisesti muuten arvokkaisiin rakennuksiin liittyviä asiakirjoja, kiinteisiin muinaisjäännöksiin liittyviä rauhoitusilmoituksia, kaavoitukseen liittyviä lausuntoja ja arkeologisten kohteiden ja esineiden tutkimuslupia. Vanhempaa hallinnollista aineistoa edustavat muun muassa linnojen hoitoa ja korjausta koskeva kirjeenvaihto 1800–1900-luvun vaihteesta. Hallinnollista aineistoa sisältyy myös historian kuntakohtaiseen aineistokokonaisuuteen, joka on luetteloitu erikseen: tässä entisen historian osaston/toimiston kokonaisuudessa on runsaasti kartanoihin ja kirkkoihin liittyvää aineistoa.

Hallinnollisten asiakirjojen säilytysjärjestys arkistossa vaihtelee. Osa aineistoista on järjestetty kuntakohtaisesti ja osa vuosittain. Uudemmat asiakirjat on yleensä järjestetty vuosittain ja asiaryhmittäin.

Muinaistieteellisen toimikunnan aineisto on järjestetty pitkälti perinteisen, asiakirjojen muodolliseen laatuun perustuvan ABC-kaavan mukaan. Tällöin esimerkiksi diaarit, saapuneet asiakirjat ja pöytäkirjat ovat omina sarjoinaan vuosittain. Samaa kaavaa on noudatettu valtaosassa aineistoa myös Museoviraston asiakirjojen kohdalla. Vuodesta 1990 eteenpäin arkistossa on noudatettu tehtäväpohjaista arkistonmuodostussuunnitelmaa, jolloin esimerkiksi saapuneet lausuntopyynnöt ja niihin liittyvät lausunnot on sijoitettu fyysisesti samaan säilytysyksikköön. Tätä aiemmin lausuntopyynnöt ja lausunnot ovat yleensä olleet erillään omina sarjoinaan.

Hallinnollisiin aineistoihin liittyvä sähköinen hallintodiaari on ollut käytössä vuodesta 1995. Tätä edeltävältä ajalta hakemistona toimivat paperimuotoiset kirjediaarit. Nykyisin asianhallintajärjestelmä SALAMA toimii Museoviraston virallisena hallintoasioiden rekisterinä ja sähköisenä arkistona. Järjestelmään on viety metatietoja ja digitoituja aineistoja myös vanhempien hallinnollisten aineistojen osalta.